Gỡ khó cho công tác chứng thực

Sau hơn 3 năm thực thi Nghị định 23/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định 23) đã góp phần không nhỏ trong việc cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt phiền hà cho dân, nhưng trên thực tế nghị định này đang tồn tại một số vướng mắc cần tháo gỡ.

Người dân đến yêu cầu chứng thực tại UBND cấp xã.

Những bước tiến trong chứng thực

Theo đánh giá của Bộ Tư pháp, Nghị định 23 được ban hành đã tạo bước chuyển mới trong công tác chứng thực. Bởi nghị định đã mở rộng phạm vi, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Hiện việc chứng thực không còn phụ thuộc vào nơi cư trú của người có yêu cầu, được đơn giản hóa đến mức tối thiểu việc xuất trình các giấy tờ tùy thân. Ngoài ra, các cơ quan thực hiện chứng thực cũng không được từ chối chứng thực với lý do công dân có hộ khẩu không thuộc địa bàn quản lý như trước đây. 

Bà Huỳnh Thị Lệ Thủy, Phó Cục trưởng Cục Công tác phía Nam, Bộ Tư pháp, cho rằng, việc ra đời của Nghị định 23 đã rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện chứng thực, tăng thẩm quyền cho UBND cấp xã, đơn giản hóa thủ tục… Qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi yêu cầu chứng thực hoặc thực hiện các hợp đồng, giao dịch dân sự, nhất là ở vùng sâu, vùng xa, những nơi chưa có phòng hoặc văn phòng công chứng. 

Về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực, Nghị định 23 đã phân định rõ thẩm quyền giữa phòng tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã. Ông Nguyễn Văn Phước, Chủ tịch UBND xã Vị Tân, thành phố Vị Thanh, thừa nhận, từ khi có Nghị định 23, thời gian chứng thực được rút ngắn đáng kể. Hiện nay các yêu cầu chứng thực của người dân tại UBND xã được thực hiện ngay trong ngày hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận sau 15 giờ.

Ngoài ra, nghị định đã tạo điều kiện, nhưng tăng trách nhiệm cho người dân thông qua việc quy định người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình đã ký. “Người thực hiện chứng thực giờ chỉ chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực”, ông Nguyễn Văn Phước thông tin thêm.

Nhiều hạn chế cần sửa đổi

Cũng theo đánh giá của Bộ Tư pháp, mặc dù các địa phương đã triển khai công tác tuyên truyền pháp luật về chứng thực trên chiều rộng, nhưng nhận thức của bộ phận người dân về bản chất, vai trò của công tác chứng thực theo chiều sâu vẫn chưa rõ nét.

 Dẫn chứng về điều này, bà Trần Thị Tú, Phó trưởng Phòng Hành chính tư pháp - Bổ trợ tư pháp, Cục Công tác phía Nam, Bộ Tư pháp, cho hay, một số nơi người dân vẫn chưa phân biệt rõ hoạt động chứng thực với hoạt động công chứng, nên có sự nhầm lẫn việc xác nhận bản sao là “công chứng”, thậm chí quan niệm thực hiện bản sao, chứng thực hợp đồng, giao dịch phải đến “bộ phận công chứng” của UBND cấp xã, cấp huyện để thực hiện. 

Bên cạnh đó, vấn đề kiện toàn cán bộ làm công tác chứng thực chưa được quan tâm, đầu tư đúng mức, trong khi khối lượng công việc mà cán bộ tư pháp - hộ tịch phải đảm nhiệm tại đơn vị cấp xã như đăng ký hộ tịch, chứng thực chiếm hầu hết thời gian làm việc hàng ngày của lượng này. Mặt khác, tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực còn rất phổ biến, gây tốn kém, lãng phí cho người dân.

Theo bà Trần Thị Tú, từ năm 2014, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 17 nhằm chấn chỉnh việc các cơ quan, tổ chức yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực. Thế nhưng hiện nay vẫn còn tình trạng cán bộ tiếp nhận do tâm lý “sợ trách nhiệm”, nên không chấp nhận bản chụp để đối chiếu với bản chính mà buộc người dân phải nộp bản sao có chứng thực hoặc yêu cầu nộp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ gốc dù có bản sao đã chứng thực,…

“Tôi cho rằng điều này vô hình trung làm tăng số lượng việc chứng thực không cần thiết, gây lãng phí tiền của, thời gian của người dân và làm giảm hiệu lực quy định pháp luật”, bà Trần Thị Tú khẳng định.

 Thực tiễn cho thấy nhu cầu chứng thực là rất lớn và diễn ra hàng ngày, nhưng theo nhiều địa phương, vị trí công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã hiện đang trong tình trạng quá tải, vậy mà vấn đề chứng thực vẫn còn tồn tại khá nhiều vướng mắc.

Vì thế ông Nguyễn Công Khanh, Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Bộ Tư pháp, cho hay, bộ đang lấy ý kiến cho dự thảo nghị định mới nhằm sửa đổi Nghị định 23 và sẽ có nhiều điểm thay đổi phù hợp hơn với thực tế. Điều đó được kỳ vọng sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác chứng thực hiện nay.

Bài, ảnh: ĐÌNH BẢO