Nâng cao chất lượng cuộc họp

Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh, Phạm Văn Tửu, vừa thực hiện thành công dự án “Cải tiến hệ thống họp trực tuyến của UBND tỉnh Hậu Giang”, nhằm giúp công tác hành chính của UBND các cấp chia sẻ thông tin nhanh chóng và kịp thời, giảm thiểu thời gian đi lại, tiết kiệm chi phí cho Nhà nước và cán bộ công chức.

Dự án trang bị nhiều thiết bị tiên tiến phục vụ cho hội họp trực tuyến tại UBND tỉnh và UBND huyện, thị, thành.

Ngày nay, họp trực tuyến bằng các thiết bị truyền hình là một bước phát triển đột phá của công nghệ thông tin. Bước tiến lớn của công nghệ đã giúp con người có khả năng giao tiếp với nhau mà không còn bị cản trở bởi khoảng cách địa lý. Vì thế, nhiều năm gần đây, họp trực tuyến được đưa vào thực hiện để giúp cho công tác hội họp nhanh chóng, hiệu quả hơn. Ở tỉnh Hậu Giang, từ năm 2012, hệ thống hội nghị truyền hình được triển khai tại UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, các UBND huyện, thị, thành. Qua thực tế, hệ thống đã phát huy hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong việc phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tỉnh với các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, việc hội họp đôi lúc bị gián đoạn hoặc chất lượng âm thanh bị nhiễu. Vì vậy, chủ nhiệm dự án đã thực hiện nhiệm vụ cải tiến hệ thống nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng hình ảnh, âm thanh cũng như bổ sung tính năng lưu trữ nội dung cuộc họp. Các nội dung, tình tiết trong cuộc họp sẽ được tích hợp, lưu trữ trên các thiết bị sẵn có nhờ công nghệ được cải tiến, máy móc hiện đại hơn.

Theo chủ nhiệm dự án, hiện trạng hệ thống họp trực tuyến của UBND tỉnh được triển khai cách đây 5 năm, dựa trên công nghệ phần cứng, sử dụng thiết bị của Radvision. Tại điểm cầu chính thì sử dụng model XT1200, 8 điểm cầu phụ là model XT1000. Qua nhiều năm hoạt động cùng với qua thực tế sử dụng, đường truyền, lỗi bit, chất lượng dịch vụ mạng cũng bị tác động bởi nhiều yếu tố. Cùng với đó, chức năng lưu trữ lại rất cần thiết nhưng thiết bị MCU XT1200 thì không hỗ trợ chức năng này. Thiết bị âm thanh xuất hiện nhiều tiếng vang vì các micro đi kèm với MCU có khoảng cách hút âm rất lớn (khoảng 5m). Vì vậy, các tạp âm từ bên ngoài dễ lọt vào hệ thống và làm nhiễu âm, gây ồn ào, chất lượng âm thanh làm khó cho người dự họp tiếp thu. Bên cạnh đó, các tivi LCD có kích thước khá nhỏ (40 inch) so với diện tích phòng họp nên cần được thay thế.

Sau khi nghiên cứu, tìm hiểu các tính năng kỹ thuật của thiết bị, cũng như nắm được nhu cầu thực tế, chủ nhiệm dự án đã lựa chọn những thiết bị thay thế phù hợp hơn. Các thiết bị được lựa chọn là những thiết bị tiên tiến, có chất lượng tốt, bổ sung thêm tính năng lưu trữ. Các thành phần thiết bị đầu, cuối, thiết bị âm thanh, hiển thị cũng được nâng cấp. Màn hình LCD được nâng cấp lên 50 inch có cổng kết nối HDMI, USB, chuẩn nét. Micro cũng giảm nhiễu tạp âm, âm ly trung tâm cải tiến bằng model CS1CU…

Qua hơn 1 năm thực hiện, sản phẩm của dự án là một hệ thống họp trực tuyến gồm 9 điểm cầu. Trong đó, điểm cầu chính tại UBND tỉnh, 8 điểm cầu phụ cho Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh và các huyện, thị, thành (trừ huyện Long Mỹ). Hệ thống hoạt động ổn định, rõ nét với tính năng lưu trữ hình ảnh, âm thanh đạt yêu cầu đề ra. Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện Châu Thành A Hồ Hoàng Ưng đánh giá: “Hệ thống được cải tiến mang lại hiệu quả rất tích cực, giúp địa phương rút ngắn được khoảng cách, tiết kiệm thời gian, công sức khi hội họp. Không chỉ vậy, hệ thống chất lượng tốt giúp cán bộ tiếp thu nhanh, hiệu quả công việc nâng cao hơn”.

Ngoài ra, trong khuôn khổ nghiên cứu, dự án còn tập huấn cho tất cả lực lượng chuyên môn phụ trách tại các điểm cầu, đảm bảo đủ khả năng vận hành, khắc phục sự cố và bảo trì hệ thống. Huyện Châu Thành A là đơn vị làm tốt công tác tiếp thu, vận hành hệ thống mới này, vì vậy đơn vị đã lên kế hoạch nhân rộng mô hình họp trực tuyến. Ông Hồ Hoàng Ưng cho biết thêm: “Huyện sẽ nâng cao chất lượng làm việc thông qua hình thức họp trực tuyến này. Theo đó, từ nguồn kinh phí huyện và tận dụng các chương trình của Trung ương, tỉnh mà tiếp tục mở rộng ra các xã, thị trấn trên toàn huyện. Bởi hiện nay, các buổi họp khá phổ biến, thường xuyên, nếu làm được điều này sẽ góp phần hạn chế việc di chuyển, không những tốn thời gian, chi phí của mỗi cá nhân”.

Được biết, ngoài huyện Châu Thành A, các đơn vị khác như thành phố Vị Thanh cũng đã đầu tư được một số thiết bị họp trực tuyến tại một vài điểm trên phường, xã. “Bước tiếp theo, chúng tôi cũng đã đề nghị UBND huyện, thị, thành mở rộng mô hình ra toàn địa bàn. Bên cạnh đó, cũng đề nghị UBND tỉnh ban hành các văn bản quản lý, sử dụng hệ thống, phân bổ kinh phí để phối hợp với Cục cơ yếu Đảng - Chính quyền triển khai hệ thống an ninh, an toàn thông tin trên hệ thống đường truyền và thiết bị tại các điểm cầu. Từ đây, giúp nội dung thông tin cuộc họp được bảo mật, an toàn tuyệt đối”, chủ nhiệm dự án Phạm Văn Tửu cho biết thêm.

Bài, ảnh: TRÚC LINH