Tích cực số hóa tài liệu, không có tài liệu tồn đọng

(HG) - Chiều ngày 26-9, Đoàn công tác Văn phòng Trung ương Đảng do ông Bùi Văn Thạch, Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng, làm Trưởng đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Đảng bộ tỉnh Hậu Giang. Tiếp và làm việc với đoàn có ông Trần Văn Huyến, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh.

Ông Bùi Văn Thạch, Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng, phát biểu tại buổi kiểm tra.

Báo cáo với Đoàn công tác Văn phòng Trung ương Đảng về kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy cho biết công tác quản lý văn bản từng bước được cải tiến rõ rệt, việc đăng ký, quản lý được đăng ký bằng phần mềm Lotus Notes 8.5 do Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng và chuyển giao; văn bản có độ mật được trang bị 1 máy tính riêng, không kết nối tất cả các mạng để quản lý, cuối năm in thành sổ lưu. Chế độ bảo mật, thông tin tài liệu được bảo mật nghiêm túc, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được đảm bảo chặt chẽ, an toàn, đúng quy định.

Công tác số hóa tài liệu tại văn thư của Văn phòng Tỉnh ủy được cập nhật file pdf, file words và gắn tệp đầy đủ vào cơ sở dữ liệu văn bản đi, đến. Quy trình xử lý văn bản qua mạng được thực hiện tốt như: gửi, nhận văn bản qua phần mềm Lotus Noste 8.5, đường truyền trục liên thông quốc gia, mail công vụ, các hồ sơ họp Thường trực Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh và các cuộc họp khác được gắn tệp đầy đủ; việc lập hồ sơ điện tử được quan tâm thực hiện tốt.

Văn phòng Tỉnh ủy xây dựng kế hoạch, tổ chức kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho 31 đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Tỉnh ủy. Đơn vị này còn phối hợp với văn phòng cấp ủy cấp huyện tổ chức được 11 lớp tập huấn nghiệp vụ, trong đó 4 lớp hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Hiện nay, Văn phòng Tỉnh ủy bố trí kho lưu trữ Tỉnh ủy tạm được hơn 137m2 để bảo quản tài liệu, có trang bị bố trí thiết bị để bảo quản tài liệu an toàn.

Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ còn một số hạn chế. Đó là một số cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc thuộc chức trách, nhiệm vụ được giao; tỉnh chưa xây dựng kho lưu trữ lịch sử chuyên dụng; công tác số hóa bảo hiểm trong kho lưu trữ thực hiện chưa nhiều; một số cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh vẫn chưa lập được hồ sơ để nộp lưu vào kho lưu trữ Tỉnh ủy…

Phát biểu tại buổi kiểm tra, ông Bùi Văn Thạch đánh giá Thường trực Tỉnh ủy, thường trực cấp ủy cấp huyện đã quan tâm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ. Nhờ đó, công tác văn thư được thực hiện đáp ứng yêu cầu; thực hiện nghiêm túc công tác bảo vệ bí mật nhà nước; công tác chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu được thực hiện tốt, không có tài liệu tồn đọng. Ông Bùi Văn Thạch lưu ý tỉnh cần tổ chức hoạt động của phòng văn thư, lưu trữ đúng theo quy chuẩn; cần tiếp tục làm tốt công tác bảo quản tài liệu, nhất là tài liệu liên quan đến bí mật nhà nước; quan tâm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc…

Ông Trần Văn Huyến, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh, phát biểu tại buổi kiểm tra.

Chân thành cảm ơn các ý kiến mà đoàn kiểm tra đã đóng góp, ông Trần Văn Huyến, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh, đề nghị Văn phòng Tỉnh ủy sớm khắc phục các hạn chế mà đoàn kiểm tra đã chỉ ra.

Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy yêu cầu Văn phòng Tỉnh ủy sớm tổ chức hội nghị đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong toàn tỉnh, qua đó đánh giá kết quả đạt được và có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục các vấn đề còn tồn tại, hạn chế. Tỉnh cũng mong muốn Văn phòng Trung ương Đảng quan tâm tổ chức tập huấn để giúp đội ngũ cán bộ của tỉnh thực hiện tốt hơn công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới…

TRƯỜNG SƠN