Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của bộ phận “Một cửa”

Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam Nguyễn Thế Mạnh vừa ký ban hành Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27-3-2023 về quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong ngành BHXH Việt Nam.

Khi tiếp nhận hồ sơ TTHC trực tiếp tại bộ phận “Một cửa”, người dân cần xuất trình CMND/CCCD/Hộ chiếu để đối chiếu các thông tin.

Theo quyết định, quy chế quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết TTHC (Bộ phận “Một cửa”) theo cơ chế “Một cửa”, “một cửa liên thông” của BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và BHXH các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương trong ngành BHXH Việt Nam.

Quy chế này áp dụng đối với công chức viên chức và người lao động có liên quan trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam; tổ chức, cá nhân có giao dịch TTHC với cơ quan BHXH.

Quy chế có 5 chương, 26 điều. Quy chế nêu rõ quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC. Theo đó, tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết TTHC thông qua các hình thức: Trực tiếp tại bộ phận “Một cửa” của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp huyện. Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg. Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công (DVC) quốc gia hoặc Cổng DVC BHXH Việt Nam hoặc thông qua Tổ chức I-VAN.

Đối với tiếp nhận hồ sơ TTHC trực tiếp tại bộ phận “Một cửa”: Viên chức tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người nộp hồ sơ xuất trình CMND/CCCD/Hộ chiếu đối chiếu các thông tin, đồng thời đối chiếu, kiểm tra thông tin, số điện thoại liên hệ ghi trên mẫu đơn, tờ khai và số điện thoại đã lưu trong cơ sở dữ liệu (CSDL) (nếu có).

Trường hợp các thông tin đối chiếu trên không khớp hoặc số CMND/CCCD/Hộ chiếu chưa được đồng bộ với dữ liệu đang quản lý thì cần yêu cầu người nộp hồ sơ làm rõ hoặc bổ sung trước khi lập Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Đối với trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ, phải kiểm tra tính pháp lý của giấy ủy quyền theo quy định, yêu cầu xuất trình CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền, nộp giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo đúng quy định.

Thực hiện kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam hoặc số hộ chiếu (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài và mã số của tổ chức theo quy định. Trường hợp cá nhân chưa có tài khoản số nhưng đã có tài khoản giao dịch điện tử BHXH, viên chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn thực hiện hoặc tạo tài khoản cho tổ chức, cá nhân trên Cổng DVC quốc gia theo quy định.

Trường hợp chưa có tài khoản số và tài khoản giao dịch điện tử BHXH, hướng dẫn tạo tài khoản trên Cổng DVC quốc gia và tài khoản giao dịch điện tử BHXH để thuận tiện cho việc nộp hồ sơ giao dịch trực tuyến và tra cứu các thông tin liên quan. Trường hợp ủy quyền giải quyết TTHC, tài khoản số được xác định theo số định danh của cá nhân ủy quyền. Đối với tài khoản của tổ chức, kiểm tra đối chiếu với thông tin dữ liệu của tổ chức trong CSDL của cơ quan BHXH hoặc hướng dẫn kê khai để cấp tài khoản đối với đơn vị tham gia lần đầu.

Thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ TTHC. Trường hợp thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử có giá trị pháp lý của tổ chức, cá nhân đã được kết nối, chia sẻ giữa các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành, hệ thống thông tin, Cổng DVC quốc gia với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC thì tổ chức, cá nhân không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; cán bộ “Một cửa” kiểm tra và chuyển vào hồ sơ TTHC điện tử cho tổ chức, cá nhân.

Trường hợp khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; việc đối chiếu, sửa đổi thông tin thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Đối với Tiếp nhận hồ sơ TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích: Viên chức tại bộ phận “Một cửa” tiếp nhận hồ sơ do đơn vị dịch vụ bưu chính công ích chuyển đến, thực hiện quy định Giao hồ sơ theo quy định tại Điều 7 Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg, kiểm đếm hồ sơ theo danh mục tài liệu ghi trên Phiếu gửi hồ sơ của đơn vị cung cấp dịch vụ bảo đảm có xác nhận của người gửi và nhân viên bưu chính, phù hợp với số lượng hồ sơ thực tế tại thời điểm giao nhận.

Ngoài việc kiểm tra, đối chiếu thông tin trên CSDL như nhận hồ sơ trực tiếp, trường hợp nếu thấy cần thiết, liên lạc với người nộp hồ sơ để xác minh một số thông tin liên quan như: đơn vị công tác, thông tin thành viên hộ gia đình, thông tin trên CMND/CCCD/Hộ chiếu để có cơ sở cập nhật, đồng bộ dữ liệu của NLĐ theo CMND/CCCD/Hộ chiếu, mã định danh công dân; đối với trường hợp đã có số điện thoại lưu trên CSDL của cơ quan BHXH nhưng khác với số điện thoại ghi trên mẫu đơn, tờ khai, cần kiểm tra, xác nhận với người đề nghị giải quyết để thống nhất thông tin liên lạc qua số điện thoại…

Đối với tiếp nhận hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng DVC quốc gia, Cổng DVC của BHXH Việt Nam, tổ chức I-VAN: Các hồ sơ đều phải được chuyển đến Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của BHXH Việt Nam. Việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, phê duyệt và trả kết quả TTHC qua tổ chức I-VAN, Cổng DVC của BHXH Việt Nam và hồ sơ được điều hướng tiếp nhận từ Cổng DVC quốc gia được thực hiện theo quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN…

Chuyển hồ sơ TTHC đến bộ phận nghiệp vụ giải quyết: Đối với hồ sơ giấy Viên chức bộ phận “Một cửa” sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thực hiện số hóa theo Danh mục thành phần hồ sơ thực hiện số hóa và Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC của BHXH Việt Nam; chuyển hồ sơ đã tiếp nhận tới bộ phận nghiệp vụ theo quy định (chuyển trên Hệ thống Phần mềm TNHS ngay sau khi số hóa và chuyển bản giấy trước 16 giờ 00 hàng ngày; đối với trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 16 giờ 00 thì chuyển trước 9 giờ 00 ngày làm việc tiếp theo).

Đối với hồ sơ giao dịch điện tử Thực hiện theo quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT và BHTN và các văn bản hướng dẫn liên quan của BHXH Việt Nam. Việc giao nhận hồ sơ của bộ phận “Một cửa” và bộ phận nghiệp vụ được cập nhật trên phần mềm và ký Biên bản giao nhận hồ sơ theo Mẫu quy định.

Giải quyết TTHC: Trường hợp hồ sơ TTHC không cần phải thẩm tra, xác minh hồ sơ, lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan, viên chức được giao xử lý hồ sơ thẩm định, trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt; thực hiện chuyển kết quả giải quyết TTHC bản giấy kèm bản điện tử cho bộ phận “Một cửa” theo quy trình nghiệp vụ và quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC của BHXH Việt Nam.

Đối với các trường hợp hồ sơ cần phải thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết thực hiện theo quy định. Không đủ điều kiện giải quyết: viên chức giải quyết hồ sơ trả lại hồ sơ kèm theo Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ đã được phê duyệt, ký số. Thời gian gửi thông báo trả lại hồ sơ không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp BHXH Việt Nam có quy định riêng đối với việc thẩm tra, xác minh hồ sơ có tính chất phức tạp.

Đối với Quy chế Trả hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC: Phòng hoặc bộ phận nghiệp vụ giải quyết chuyển hồ sơ, kết quả cho bộ phận “Một cửa” theo quy định đồng thời cập nhật tiến trình vào phần mềm TNHS để theo dõi, quản lý. Trường hợp tổ chức, cá nhân đăng ký nhận kết quả trực tuyến thông qua Cổng DVC của BHXH Việt Nam hoặc Cổng DVC quốc gia thì trả vào tài khoản giao dịch điện tử BHXH hoặc tài khoản giao dịch trên Cổng DVC quốc gia cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp hồ sơ đã giải quyết xong nhưng không phát sinh trả kết quả, phòng, bộ phận nghiệp vụ thực hiện tích hồ sơ trên phần mềm để làm căn cứ tạo Biên bản bàn giao; bộ phận “Một cửa” thực hiện cập nhật tình trạng trên Hệ thống Thông tin giải quyết TTHC theo quy định.

Theo BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM