Bảo hiểm xã hội tỉnh Hậu Giang: Cải cách thủ tục hành chính từ việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ qua bưu điện

Hiện nay, các đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh có thể chuyển các loại hồ sơ như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), chi trả các chế độ BHXH... đến BHXH tỉnh qua hệ thống bưu điện, thay vì phải đến trực tiếp như trước đây. Hình thức này đã mang lại nhiều thuận lợi cho các đơn vị, doanh nghiệp.

Trao đổi với phóng viên Báo Hậu Giang, bà Nguyễn Thị Thanh Xuân (ảnh), Phó Giám đốc BHXH tỉnh, cho biết:

- Việc tiếp nhận hồ sơ qua bưu điện được BHXH tỉnh triển khai thực hiện từ ngày 10-3-2015. Theo đó, doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động khi có nhu cầu nộp hồ sơ BHXH, BHYT như: Hồ sơ thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; thực hiện chính sách BHXH, BHYT; chi trả các chế độ BHXH sẽ liên hệ với bưu điện trên địa bàn. Khi đó, bưu điện sẽ cử người trực tiếp đến nhận hồ sơ rồi chuyển về cơ quan BHXH. Sau khi có kết quả, bưu điện cũng sẽ chuyển trực tiếp đến các đơn vị sử dụng lao động. Ngoài các loại hồ sơ được tiếp nhận và trả về như trước đây, hiện nay, ngành BHXH cũng đang triển khai nhận sổ và trả sổ BHXH cho người lao động qua bưu điện.

Việc này nhằm giảm bớt thời gian đi lại, tiết kiệm chi phí cho các đơn vị sử dụng lao động khi giao dịch với cơ quan BHXH. Với hình thức này, đơn vị, doanh nghiệp không phải tốn bất kỳ chi phí nào bởi cước phí nhận hồ sơ và trả kết quả do cơ quan BHXH thanh toán trực tiếp với bưu điện.

Để việc nộp hồ sơ qua bưu điện được thực hiện tốt, các đơn vị, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung gì, thưa bà ?

- Doanh nghiệp, đơn vị cần tách riêng từng loại hồ sơ. Mỗi loại hồ sơ có đính kèm 01 Phiếu giao nhận do đơn vị sử dụng lao động lập (theo mẫu Phiếu giao nhận hồ sơ) và đóng chung vào một bao bì. Trong đó, ghi rõ họ tên người nộp hồ sơ, địa chỉ của đơn vị để chuyển kết quả về đơn vị đúng địa chỉ yêu cầu; đồng thời, thống kê đúng và đủ những loại giấy tờ kèm theo; ký ghi rõ họ tên của người nộp hồ sơ để xác nhận đã chuyển những giấy tờ, biểu mẫu kèm theo hồ sơ.

Ngoài ra, các doanh nghiệp, đơn vị cần ghi rõ và cụ thể địa chỉ, tên đơn vị, mã đơn vị trên bao bì và địa chỉ cơ quan BHXH nhận hồ sơ để nhân viên bưu điện chuyển về đúng địa chỉ. Hồ sơ phải được đựng trong bao bì và đóng dấu niêm phong trước khi bàn giao cho bưu điện chuyển đến cơ quan BHXH. Nếu ghi sai địa chỉ, không niêm phong bao bì, cơ quan BHXH sẽ không chịu trách nhiệm khi thất lạc hồ sơ. Thực hiện hồ sơ đúng thời gian và đầy đủ các giấy tờ, biểu mẫu theo quy định của cơ quan BHXH để hồ sơ chuyển đến cơ quan BHXH phải được giải quyết, không bị trả lại, tránh làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Các đơn vị cung cấp địa chỉ cụ thể hiện tại của đơn vị để tiện việc trả hồ sơ tận nơi. Bưu điện chuyển kết quả về cho đơn vị phải còn nguyên chữ ký niêm phong của cơ quan BHXH.

BHXH tỉnh cũng đề nghị đơn vị sử dụng lao động nên có kế hoạch sắp xếp nộp chung các loại hồ sơ một lần khi có nhiều loại hồ sơ phát sinh; tùy theo tính chất từng loại hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tập trung trả cùng một đợt khi có những phát sinh trả kết quả của đơn vị.

Vậy đối với những trường hợp nào, cơ quan BHXH sẽ không tiếp nhận qua đường bưu điện hoặc không thanh toán cước phí, thưa bà ?

- Đối với những hồ sơ yêu cầu giải quyết nhanh và có yêu cầu trả kết quả trước quy định (cấp thẻ BHYT do mất hoặc hỏng; điều chỉnh, thay đổi thông tin trên thẻ BHYT,…) không tiếp nhận qua đường bưu điện; đề nghị doanh nghiệp, đơn vị đến nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.

 Cơ quan BHXH cũng không chịu trách nhiệm khi đơn vị nộp hồ sơ không đúng quy định và sẽ không thanh toán cước phí đối với những hồ sơ nộp lại lần 2 do sai sót từ phía đơn vị sử dụng lao động. Đối với những loại hồ sơ này, đơn vị nên trực tiếp đến nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH để tránh việc nộp hồ sơ sai sót hoặc chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Riêng đối với hồ sơ cấp thẻ BHYT và xác nhận thời gian tham gia BHXH (chốt sổ) mà không có yếu tố gộp sổ BHXH, sẽ trả đúng thời hạn quy định như thông báo trên phiếu giao nhận hồ sơ (kể từ ngày bưu điện nộp đúng và đủ hồ sơ cho cơ quan BHXH).

Sau hơn 2 năm thực hiện hoạt động này, việc tiếp nhận hồ sơ qua bưu điện có gặp khó khăn gì, thưa bà ?

- Việc tiếp nhận hồ sơ qua bưu điện đã được BHXH tỉnh triển khai thực hiện từ ngày 10-3-2015, đồng thời, đã ban hành Công văn hướng dẫn các đơn vị nộp hồ sơ qua bưu điện. Tuy nhiên, một số đơn vị chưa thực hiện giao và nhận trả hồ sơ qua bưu điện.

Theo khuyến cáo của BHXH tỉnh, các đơn vị nên tích cực gửi hồ sơ, nhất là thực hiện trả sổ BHXH cho người lao động qua hệ thống bưu điện, bởi trước hết là đem đến sự tiện lợi cho đơn vị, vì không phải chi trả cước phí cho bưu điện và không cần đến trực tiếp cơ quan BHXH để gửi hồ sơ. Từ đó, giúp giảm số giờ thực hiện thủ tục hành chính theo Nghị quyết số 19-2017/NQ-CP về tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia năm 2017, định hướng đến năm 2020 của Chính phủ.

Xin cảm ơn bà !

BÍCH CHÂU thực hiện