Hiệu quả từ số hóa dữ liệu hộ tịch

Trong những năm qua, nhờ triển khai hiệu quả công tác số hóa sổ hộ tịch mà ngành tư pháp đã tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân khi giải quyết thủ tục hành chính.

Nhờ làm tốt công tác số hóa dữ liệu hộ tịch nên ngày càng góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân trong giải quyết thủ tục hành chính tư pháp.

Trước đây, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên cả nước được các cấp thực hiện theo phương pháp truyền thống là lưu trữ bằng giấy tờ, sổ sách. Tuy nhiên, việc bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn do lâu ngày thường bị mối mọt, tài liệu cồng kềnh, tốn không gian, diện tích. Từ đó, dẫn đến tình trạng mất thông tin; dữ liệu hộ tịch của cá nhân chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các cơ quan, địa phương.

Vì thế, từ năm 2019, Bộ Tư pháp đã chỉ đạo số hóa dữ liệu sổ hộ tịch. Theo đó, toàn bộ thông tin được thu thập, phân loại, sao chụp chuyển thành các dữ liệu trên phần mềm điện tử. Khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức tư pháp - hộ tịch ở cơ sở không mất thời gian tìm kiếm như trước mà chỉ cần tra cứu trên phần mềm chung. Nhờ vậy, góp phần giảm chi phí, thời gian giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học của đội ngũ cán bộ cơ sở.

Vừa qua, chị Trần Thanh Vân, ở xã Thạnh Xuân, huyện Châu Thành A, đến bộ phận một cửa của UBND xã để làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con. “Hồ sơ của tôi được tiếp nhận, giải quyết nhanh. Công chức tiếp nhận cho biết dữ liệu hộ tịch của tôi đã được số hóa nên chỉ cần tra cứu, không mất thời gian đi xác minh. Nhờ đó, việc cấp khai sinh và số định danh cho con tôi được thực hiện rất nhanh. Tôi rất hài lòng với cách làm ngày càng hiện đại này”, chị Vân chia sẻ.

Ông Lê Quốc Thích, công chức tư pháp - hộ tịch xã Thạnh Xuân, cho biết, trước đây, khi công dân đến làm thủ tục đăng ký hộ tịch, phải tiến hành xác minh, tìm kiếm, rà soát trong từng cuốn sổ, mất nhiều thời gian và công đoạn. Sau khi số hóa, chỉ cần tìm kiếm trên hệ thống dữ liệu sẽ cho ra ngay kết quả một cách rõ ràng, chính xác, nhanh chóng.

Vào năm 2018, Hậu Giang chính thức triển khai thực hiện số hóa hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, thời điểm này, việc số hóa được thực hiện theo hình thức các đơn vị, địa phương tự cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thông qua chức năng nhập dữ liệu cũ trên phần mềm hộ tịch, chưa có hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Đến ngày 21-7-2022, tỉnh triển khai thi công “Dự án số hóa sổ hộ tịch” và hiện nay, cơ bản hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Theo bà Nguyễn Thị Hồng, Trưởng phòng Tư pháp huyện Châu Thành A, số hóa dữ liệu hộ tịch là quá trình phức tạp, bao gồm thu thập, phân loại, chụp và tạo lập dữ liệu từ các sổ hộ tịch giấy để cập nhật vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp.

“Việc số hóa dữ liệu hộ tịch mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho người dân, nhất là giúp việc bảo quản hồ sơ, dữ liệu hộ tịch dễ dàng, hạn chế hư hại về mặt vật lý; tiết kiệm không gian, chi phí, nguồn nhân lực và giúp truy xuất dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng chính phủ điện tử, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và cải thiện chất lượng dịch vụ công”, bà Hồng đánh giá.

Thông tin từ Sở Tư pháp, đến cuối năm 2024, Hậu Giang đã hoàn thành 100% việc số hóa dữ liệu hộ tịch theo kế hoạch của Bộ Tư pháp. Cụ thể, tổng khối lượng dữ liệu hộ tịch được số hóa trên địa bàn tỉnh (bao gồm dữ liệu do địa phương tự số hóa và thuê đơn vị số hóa) là 1.157.419, đã chuyển vào phần mềm hộ tịch và kiểm duyệt là 1.157.419.

Theo ông Nguyễn Xuân Đoan, Phó Giám đốc Sở Tư pháp, thời gian tới, sở tiếp tục chỉ đạo các cơ quan, đơn vị liên quan đối chiếu, cập nhật, đồng bộ dữ liệu cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kết nối, tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cổng dịch vụ công quốc gia và các phần mềm dùng chung của tỉnh. Bộ phận tư pháp - hộ tịch các địa phương tích cực phối hợp với cơ quan hữu quan kiểm tra, xác minh, xử lý, báo cáo các trường hợp có sai sót, bảo đảm sử dụng hiệu quả, đúng quy trình.

B.B