Họp không giấy…

Hậu Giang đang đẩy mạnh cải cách hành chính, coi đó là một trong những yếu tố nền tảng để phát triển. Trong rất nhiều biện pháp, cách làm thì họp không giấy được đánh giá cao.

Thực hiện mô hình “Quản lý hội không giấy”, Hội LHPN phường I đã tích cực ứng dụng công nghệ vào hoạt động.

Từ kỳ họp giữa năm 2019, HĐND huyện Châu Thành A triển khai kỳ họp không giấy. Theo đó, mỗi đại biểu HĐND huyện được trang bị Ipad để cập nhật tất cả báo cáo, thông tin có liên quan trong kỳ họp. Đây cũng là đơn vị cấp huyện đầu tiên trên địa bàn tỉnh thực hiện.

Trong suốt quá trình diễn ra kỳ họp, các kỹ thuật viên sẽ có mặt để hỗ trợ, hướng dẫn đại biểu khai thác tư liệu phục vụ các phiên họp. Ông Huỳnh Văn Mơ, Phó Chủ tịch Thường trực HĐND huyện Châu Thành A, cho biết: “Các kỳ họp trước, khâu chuẩn bị tài liệu khá vất vả vì phải in ấn nhiều tài liệu dẫn tới tốn kém giấy. Việc trang bị Ipad sẽ tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, loại bỏ những rườm rà không đáng có và đại biểu không còn phải ôm hàng đống tài liệu bên mình”.

Tận dụng việc lãnh đạo các phòng, ban và đại biểu HĐND cấp huyện đã được trang bị Ipad, huyện Châu Thành A cũng đã triển khai thực hiện văn phòng không giấy.

Theo đó, đối với các cuộc họp không cần bảo mật thông tin, bộ phận văn phòng sẽ tham mưu cho Thường trực Huyện ủy, UBND huyện tổ chức họp không giấy. Các báo cáo, thông tin liên quan đến cuộc họp đều được chuyển trước cho các đại biểu để nghiên cứu, phát biểu thảo luận tại cuộc họp. Bà Lê Thị Bích Thơ, Chánh Văn phòng Huyện ủy Châu Thành A, cho biết: “Kể cả cuộc họp tổng kết năm cũng được chúng tôi tham mưu tổ chức dưới hình thức họp không giấy. Hiệu quả của cách làm này là đỡ tốn chi phí in ấn tài liệu phục vụ hội họp”.

Đáng chú ý là huyện Châu Thành A cũng đã thực hiện hiệu quả mô hình “Phòng họp trực tuyến”. Theo đó, nhiều cuộc họp giữa huyện với các xã, thị trấn đã được tổ chức theo hình thức trực tuyến. “Cách làm này giúp HĐND các xã, thị trấn đỡ tốn thời gian, chi phí để lên huyện họp”, ông Trần Phước Lộc, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy, Chủ tịch HĐND thị trấn Bảy Ngàn, cho biết.

Để thực hiện các mô hình “Phòng họp trực tuyến”, “Văn phòng không giấy” và “Kỳ họp không giấy”, UBND huyện Châu Thành A đã đầu tư hơn 1,3 tỉ đồng mua 80 máy tính bảng cho cán bộ chủ chốt, xây dựng 11 phòng họp trực tuyến từ huyện đến xã, thị trấn, lắp đặt 79 hệ thống wifi tại nhà văn hóa ấp và trang bị máy scan phát hành văn bản số. Ngoài hiệu quả trước mắt là tiết kiệm chi phí đi lại và in ấn, các mô hình này còn giúp cán bộ, công chức, viên chức của huyện có thêm quỹ thời gian đi cơ sở nhiều hơn.

Trong khi đó, từ năm 2019, Trung tâm Y tế thành phố Vị Thanh thực hiện việc họp giao ban/kíp trực không giấy. Với tổng kinh phí 90 triệu đồng trích từ Quỹ đầu tư phát triển của đơn vị, trung tâm trang bị 13 máy tính dùng chung cho 26 cán bộ, bác sĩ, chuyên viên họp giao ban/kíp trực vào mỗi sáng hàng ngày; họp không giấy đem lại nhiều hiệu quả.

Theo đó, trên máy tính trang bị hoặc điện thoại thông minh, sau khi cán bộ, bác sĩ, chuyên viên được cài đặt phần mềm khám, chữa bệnh kết hợp với phần mềm Excel online sẽ truy cập đầy đủ thông tin về khám, chữa bệnh, tình trạng sức khỏe bệnh nhân, an ninh trật tự… đơn vị. So với họp giấy và lưu trữ thì họp không giấy hiệu quả thấy rõ là thông tin kịp thời, chính xác; muốn biết thêm hoạt động bộ phận nào, truy cập vào sẽ nắm được; chi tiết, số liệu lưu trữ lâu dài về hoạt động của trung tâm có thể dùng để so sánh, đối chiếu, tổng hợp, phân tích. Hoạt động trên nền tảng internet nên người được phép truy cập có thể mở, theo dõi hoạt động ở nhiều nơi một cách dễ dàng.

Còn mô hình “Quản lý hội không giấy” được Hội Liên hiệp Phụ nữ (LHPN) tỉnh triển khai thời gian qua được đánh giá là sáng tạo, hiệu quả, qua đó tận dụng sự phát triển của công nghệ hiện đại và thực hiện chủ trương xây dựng chính quyền điện tử mà Tỉnh ủy, UBND tỉnh chỉ đạo quyết liệt thời gian gần đây.

Theo đó, tất cả cán bộ hội từ huyện đến xã trong mô hình này đều có trang bị máy tính bàn, laptop, điện thoại thông minh để ứng dụng trong công việc. Nhất là hội LHPN các cấp trong tỉnh thực hiện giao ban mỗi ngày qua nhóm trò chuyện Zalo; thống nhất báo cáo, tuyên truyền, vận động, quản lý hội viên (trừ các nội dung mật) qua phần mềm.

Hội LHPN thành phố Vị Thanh đã tích cực triển khai mô hình này, coi đây là giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động trong bối cảnh nguồn lực về cán bộ ít, trong khi yêu cầu nhiệm vụ về giới ngày càng đa dạng, đòi hỏi mỗi cán bộ tăng cường đi cơ sở, hướng dẫn phong trào nhiều hơn.

Bà Hà Thị Tám, Phó Chủ tịch Hội LHPN thành phố Vị Thanh, cho biết: “Hội LHPN thành phố đã triển khai trong toàn hội về thực hiện mô hình này; đồng thời xây dựng một nhóm trên mạng xã hội để các hội cơ sở có thể liên thông với thành hội. Nhờ đó, những văn bản (không mật) từ thành hội gửi xuống đều trên nhóm đó nên các hội ở cơ sở tiếp nhận rất nhanh, tạo thuận lợi trong triển khai thực hiện”.

Hội LHPN phường I đã vận dụng thành công mô hình này để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động. Bà Lý Thị Hồng Phúc, Chủ tịch Hội LHPN phường I, cho biết, qua thực hiện mô hình giúp cho cán bộ hội của phường cũng như các chi hội ở khu vực giảm được chi phí văn phòng phẩm, giảm thời gian triển khai nhiệm vụ.

“Chẳng hạn như trước đây, muốn xây dựng dự thảo kế hoạch một phong trào nào đó thì phải gửi văn bản giấy cho các chi hội nghiên cứu, sau đó chị em gửi lại văn bản đóng góp, vừa tốn thời gian và vừa tốn giấy. Hiện nay, chỉ cần gửi file vào điện thoại hay máy tính cho các chị thì họ sẽ mở ra nghiên cứu và gửi phần đóng góp trở lại thông qua mạng internet nên rất nhanh, đỡ chi phí in ấn. Bên cạnh đó, các chị em ở chi hội khi tuyên truyền không cần in tài liệu mà có thể tuyên truyền qua nhóm zalo, facebook”, bà Phúc thông tin.

Bà Bùi Thị Phượng, Chi hội trưởng Chi hội Phụ nữ khu vực 2, phường I, chia sẻ: “Trước đây, tôi không thành thạo sử dụng điện thoại thông minh, nhất là cài đặt, truy cập mạng xã hội, các phần mềm trao đổi văn bản. Để vận dụng mô hình “Quản lý hội không giấy” có hiệu quả, tôi đã chịu khó nghiên cứu để sử dụng điện thoại thông minh thành thạo. Qua đó, kịp thời nắm bắt các thông tin tuyên truyền do hội cấp trên gửi, cũng như nhắn tin, gửi hình ảnh, trao đổi thông tin và báo cáo hoạt động kịp thời về hội cấp trên”.

Từ những cách làm kể trên cho thấy việc họp không giấy mang lại nhiều hiệu quả, trước hết là giảm chi phí in ấn tài liệu và giảm thời gian đi lại hội họp của cán bộ, công chức, viên chức. Cũng phải thừa nhận rằng, để có thể triển khai được cách làm này thì cần có sự đầu tư bước đầu để mua sắm máy móc, trang thiết bị cần thiết. Dù kinh phí không ít nhưng có thể sử dụng trong thời gian dài, do đó hiệu quả mang lại chắc chắn sẽ cao so với sự đầu tư cần phải bỏ ra.

Nên chăng, các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh cần nghiên cứu áp dụng hiệu quả mô hình này…

Bài, ảnh: TRƯỜNG SƠN